delo od doma kava

Je delo od doma dobra ideja?

Še pred kratkim je delo od doma predstavljal sveti gral zaposlenim in polno vrečo skrbi delodajalcem. Vedno so se postavljala vprašanja ali bodo zaposleni dovolj učinkoviti, ko bodo delali od doma. Zaposleni pa so videli delo od doma kot prednost, da ne izgubljajo časa na poti. V mnogih podjetjih so tehtali vse pozitivne in negativne strani dela od doma. Še nekaj mesecev nazaj pa je le redko kakšno podjetje izbralo pogum za ta korak. In prišla je Korona, ki je vse obrnila na glavo in iz danes na jutri so ljudje vzeli svoje prenosnike domov ter delo od doma je se je lahko začelo.

A vse ni tako preprosto kot se sliši. Delo od doma vpliva na marsikateri aspekt poslovanja na katerega mogoče niste niti pomislili. V tem članku vas bom popeljala čez korake, ki ste jih naredili in vam omogočila vpogled  v trenutno stanje.

Formalni okvir dela od doma

Veliko podjetij in zaposlenih tretira pogodbo o zaposlitvi, kot dogovor med delodajalcem in zaposlenim, kar seveda formalno tudi je. Av trenutku ko pride do dela od doma, pogodba ni dovolj in podjetje mora urediti precej formalnosti. O nastopu dela od doma mora najprej obvestiti inšpektorat za delo. Predvsem pa je pomembno, da delodajalec zaposlenim omogoča delo od doma pod pogojem, da je delovno okolje primerno in skladno z zahtevami delovnega mesta. Na kratko, da je skladno s pogoji, ki jih narekujejo pravila varstva pri delu. Poseben dogovor pa mora biti vzpostavljen tudi kadar zaposleni za delo od doma uporablja svojo delovno opremo, saj je treba razmišljati tudi o amortizacijskih stroških in tudi o varnosti osebnih podatkov.

Varnost osebnih podatkov in poslovnih skrivnosti podjetja

Z majem 2018 so se standardi varstva osebnih podatkov močno povečali. Osebni podatki so postali zelo varovana pravica. Se sprašujete, kaj ima to z delom od doma? Zelo veliko. Delo od doma je za marsikoga prineslo tudi vlogo učitelja, kuharja, filmofila, ….. Tako lahko dopoldne računalnik prehaja iz službenih obveznosti na popoldanske obveznosti iz geografije ali pa iskanje receptov in odličnih filmov. Kar na enkrat se lahko zgodi, da do službenega računalnika dostopajo nepooblaščene osebe, ki močno povečajo tveganje za zlorabo osebnih podatkov.

Ne govorimo o namerni zlorabi, a dejstvo je da se to lahko zgodi. Kadar pa zaposleni za delo uporabljajo svoj računalnik pa pomeni, da iz varnostno nepreverjene naprave dostopajo do podatkov vašega podjetja. In ne gre le za osebne podatke gre za vse podatke, ki spadajo med notranje podatke vašega podjetja in jih smatrate kot poslovne skrivnosti. Svetujem vam, da vzpostavite jasna pravila in varnostne sheme dostopa do podatkov in ravnanja z njimi. S pravili naj bodo seznanjeni vsi zaposleni.

Kdaj delamo, ko delamo od doma?

Glede na trenutno situacijo velikokrat šolske obveznosti zaposlenih, ki imajo šoloobvezne otroke dobijo prednost pred službenimi. Tako je težje usklajevati delovne procese med vsemi zaposlenimi. Delo čez ves dan pa povečuje stres. Dejstvo je tudi, da bolj ko smo pod stresom in bolj ko se nabirajo količine delovnih ur bolj nam pada sposobnost jasne presoje in tudi učinkovitost. Če si predstavljamo, da večina zaposlenih svojega doma ne tretira kot delovno okolje je tudi težje najti motivacijo za delo. Mogoče je marsikdo sporočilo delodajalca, da dela od doma sprejel z navdušenjem in veseljem. A kmalu po začetku krize sem začela dobivati notranja sporočila polna dilem, stresa, jeze in izgubljenosti.

Ko zaposleni delo opravlja od doma potrebuje bolj jasna navodila, saj izgubimo tisti stik, ko smo v istem prostoru in že po nebesedni komunikaciji lahko marsikaj razberemo. Marsikomu je bilo v tem obdobju težko priznati svojim nadrejenim, da dopoldne namenjajo čas svojim otrokom in jim pomagajo pri šolskih obveznostih, ter da delo nadoknadijo v večernih ali nočnih urah. Že zaradi eksistencialnih izzivov je marsikdo prevzel večje breme, kot bi ga lahko. Saj delo od doma predstavlja višje nadomestilo, kot nadomestilo za čakanje na delo. V vsem tem kaosu, ki so ga in ga še doživljajo zaposleni, marsikdo ne sledi, kje posamezni projekt stoji in nekateri že s strahom zrejo v dni, ko se bodo vrnili v pisarno.

Ko večina v podjetju dela od doma je tveganje, da bo prišlo do izgube informacij zelo veliko. Lahko se vam hitro zgodi, da kakšen pereč problem ostane neprepoznan in nekje pod preprogo. Kot vodje je pomembno, da se zavedate, da vse to vpliva na vaše donose znotraj podjetja. Zelo pomembno je, da že kujete načrt kako boste znova povezali ekipo.

Ustvarjajo se novi pristopi, k delu

Vsi zunanji dejavniki so pripeljali, do tega,  da je vsak posameznik moral poiskati način dela, ki ustreza njemu, družinskemu ritmu in  ritmu podjetja. Kriza pa traja že dovolj dolgo, da bodo ti novi načini dela postali nova realnost zaposlenih. Spreminja se to, kdaj v dnevu zaposleni storijo največ, spreminja se to, kakšen je vrstni red opravljenih nalog in spreminja se odnos do dela. Marsikdo se lahko v tem trenutku tudi zaradi pomanjkanja informacij sooča s težavami v motivaciji. Dejstvo je, da zaposleni nazaj ne bodo prišli takšni kot so šli na delo od doma.

Sestanki in delo od doma

Če je nekoč veljalo da 46 % zaposlenih po sestanku ne kaj so njihove naloge in če je kar 75 % zaposlenih menilo, da so sestanki izguba časa, se sedaj še toliko bolj kaže pomembnost tistih učinkovitih sestankov. Kulturološko gledano smo Slovenci radi všečni in tudi zato sestanki pri nas trajajo nekoliko dlje kot v družbah, kjer osebna všečnost ni v ospredju. Sestanki so se v tem času preselili na video klice in za marsikoga je bila to velika sprememba. Nekatera podjetja so to vzela, kot nov pristop in povečanje učinkovitosti. Dejstvo je, da se lahko še vedno zgodi, da bistvo uide. Tudi pri video sestankih je zelo pomembno, da jim sledi zelo dober zapisnik z razdelitvijo nalogo in roki za posamezne zadolžitve. Zapisnik naj bo javen in ves čas dostopen vsem. Kadar vaši zaposleni delajo od doma je še bolj pomembno, da spremljate napredek posameznih nalog.

Odnosi

Včasih so bile jutranje kave, klepet na hodniku in čakanje na sestanek trenutki, ko ste si lahko z zaposlenimi podelili nekaj sproščenih pogovorov. Vse to so bili mali draguljčki, ki so gradili vaše odnose. Slišim, da so teme, ki jih majo vodje v tem času s svojimi zaposlenimi izključno službene narave. Iz vidika učinkovitosti je to dobro a vendar je učinkovitost odvisna tudi od tega, kako se počuti posamezni zaposleni v podjetju. Kolikokrat ste poklicali svoje zaposlene in jih brez službenih agend vprašali kako so?

Kolikokrat ste poskrbeli, da so se zaposleni, kljub temu, da so vsak v svojem domu nasmejali? To pišem nekje 6 teden te krize. In iskreno vam povem, da se v 6 tednih vsako čustvo ohladi. V smislu daleč od oči daleč od srca. Če v tem času ne negujete odnosov jih, ko se boste vrnili v pisarne ne bo več.

Poskrbite za del neformalnega druženja tudi ko zaposleni niso skupaj, poskrbite za nasmehe in sproščen klepet. Vprašajte zaposlene kako so in če seveda potrebujejo kakšno dodatno pomoč iz vaše strani. Poskrbite zato, da bodo vsi člani vaše ekipe ostali povezani. Ideja je lahko veriga dobrih dejanj, ki jih zaposleni delajo med sabo. Mogoče je komu matematika hobi in lahko pomaga otrokom drugega zaposlenega. Biti vodja je poseben privilegij v teh časih. Imate priložnost, da ponudite ramo in pokažete vsakemu članu vašega tima, da šteje. Vse skupaj je zelo enostavno, če boste sedaj tu za vaše zaposlene bodo oni tam, ko boste postavljali ambiciozne cilje. V sebi skrivate tisti košček človečnosti, zaradi katerega zmorete. Če se sprašujete kako storiti to, sem na voljo tudi v obliki brezplačne ure coachinga.

Ali je bilo delo do doma pametna odločitev?

Lagala bi vam, če bi vam rekla, da je bila. Po odzivih zaposlenih iz različnih podjetij  si zaposleni že zelo želijo iti nazaj v normalni ritem.. Stres zaradi celotne situacije in tudi zaradi izolacije kriči po jutranji kavi v pisarni.

Veliko podjetij se je prenaglilo pri odločitvah za delo od doma, saj bi lahko nemoteno zagotavljali varno delo tudi znotraj svojih prostorov. Možnih organizacij dela je več in lahko bi na primer razdelili delo na način, da je v skupnih pisarnah manj ljudi. Tako bi izmenično prihajali na delo v pisarno. Tisti zaposleni, ki imajo lastne pisarne in ima podjetje svoj vhod bi ob upoštevanju predpisov lahko prihajali na delo pogosteje. Delo od doma bi bilo smiselno organizirati za tiste zaposlene, katerim ne morete zagotoviti varnega dela.

Bo pa odločitev o delu od doma super ideja, če boste izkušnje in prakse lahko uspešno prenesli v nov način dela in sodelovanja z zaposlenimi. Imejte ta trenutek kot priložnost za nov začetek in čas, da v vašem podjetju zgradite novo kulturo bivanja in delovanja.

Kako nazaj v pisarno?

Najprej si postavite vprašanja ali si želite iti nazaj na staro pot ali pa želite, da se v vašem podjetju kaj spremeni. Ta trenutek imate priložnost, kot ga verjetno ne boste imeli nikoli več v svoji karieri, da storite to, da delo, odnosi in pogled v prihodnost postavite na nove temelje.

To storite tako, da vse nadaljnje korake vključite slehernega zaposlenega. Vsako mnenje in vsaka izkušnja iz tega obdobja šteje. Vzemite si čas za vodenje in povezovanje. Zaposlene pripravite na to, da jih čakajo spremembe. Predvsem pa si kot vodja vzemite nekaj časa za razmislek o vaših izkušnjah, izzivih in ustvarjenih novih pogledih.  Razmislite kaj je tisto, kar lahko storite sedaj, da bo izhod lažji in takšen kot ga potrebuje vaše podjetje.

Še enkrat pa ne pozabite če boste sedaj tu za vaše zaposlene bodo oni tam, ko boste postavljali ambiciozne cilje. Vse se začne z vami in postavljanjem ciljev. Če potrebujete podporo sem tu za vas v obliki coachinga.