Tako kot vsak živ organizem, se tudi podjetja razvijajo in tako spreminjajo organizacijo njihovih procesov. Ne glede na starost, vrsto ali panogo v kateri podjetje deluje, je vsem podjetjem skupno to, da si želijo preživetja in rasti. Ko podjetje raste, se spreminja in razvija, se razvijajo tudi različni procesi. Enako se dogaja tudi vedno, ko podjetje lansira nov produkt ali storitev. Z razvojem procesov se v podjetje prikradejo tudi stroški v podjetju, ki jih ne morete identificirati v nobenem računovodskem izkazu, a bistveno vplivajo na vašo konkurenčnost in dobičkonosnost.

Ko je podjetje mlado, je v fazi popolne kreativnosti in optimizma. Takrat je podjetju bistveno preživetje, zato vse sile usmerja v prodajo, ko pa podjetje doseže neko stopnjo zrelosti v podjetje vstopi red in definirajo se procesi. Z njimi lahko uspešno krmari vrsto let. Se pa velikokrat zgodi, da se ta pravila pričnejo kopičiti in začnejo negativno vplivati na vašo produktivnost. Pravila, ki jim pogovorno pravimo birokracija, so vzpostavljena z namenom večje učinkovitosti in lažje komunikacije.

Zakaj je birokracija slaba?

Birokracija v celoti ni slaba, je pa slaba takrat, kadar obstaja le z lastnim namenom obstoja. Zaposleni v podjetju naj bi svoj čas, čim bolj efektivno namenjali opravljanju svojega dela, kar pa zagotovo ni birokracija. Ste se kdaj vprašali koliko delovnega časa namenijo birokraciji vaši zaposleni v prodaji, trženju, proizvodnji, splošnem sektorju? Če je tega časa več kot 20%, potem podjetje ustvarja dvojne stroške, med tem ko bi moralo večati prihodke in optimizirati poslovanje. Birokracijo predstavlja celotno poročanje, interna komunikacija, analize, sestanki, načrtovanje dela, …. Velikokrat postane tudi orožje med posameznimi oddelki v podjetju, z namenom branjenja svoje trdnjave. Neučinkovita komunikacija med oddelki pa močno vpliva na višanje stroškov vaših procesov in posledično tudi na lastno ceno produktov in storitev.

Eno ključnih meril konkurenčnosti podjetja je dodana vrednost na zaposlenega, ki pa se ob pretirani uporabi birokracije močno znižuje.

Kdaj birokracija postane skriti strošek podjetja?

Skriti stroški v podjetju niso vidni in ravno zato je pomembno, da stopite korak nazaj in z oddaljene točke pogledate na vaše procese. Kaj vzeti pod drobnogled?

Uvajanje sprememb

Spremembe so v poslovanju edina stalnica, hkrati pa prinašajo tudi stres zaposlenim. Vsaka sprememba namreč prinaša motnjo v njihov delovni ritem. Pri uvajanju sprememb je potrebna fleksibilnost. Nekatere spremembe potrebujejo, da se najprej uvedejo pravila in kasneje nastopi izvedba. Za tiste spremembe, ki prinašajo revolucijo na trgu in bistveno vplivajo na rast, pa največkrat nimamo časa, da bi najprej vzpostavili pravila. Tu je potreben pogum, zaupanje in pozorno spremljanje, ki pa ne sme posegati v akcijo. Pri uvajanju sprememb se pokaže stanje odnosov med oddelki. Vsak na svoj način izraža svojo lastno pomembnost tako, da z birokracijo zavira uvedbo sprememb. Tudi kadar se v podjetju zmanjšajo predlogi zaposlenih je to lahko znak pretirane birokracije, ki je večkrat pripeljala do neslišanosti predlogov ali pa zahteva preveč dela, da bi bili zaposleni motivirani za predloge.

Sestanki 

Zelo na kratko. Kadar so sestanki predolgi in sklicani ritualno, brez prave strukture, predstavljajo aktivnost, ki podjetje drago stane.  Ste se kdaj vprašali koliko vas sestanki dejansko stanejo? Če seštejete le strošek časa vseh zaposlenih, ki sodelujejo na sestanku, boste hitro  prišli do vprašanja ali se sta strošek povrne.

Prodaja

Poročila prodajne službe so pomembna, saj dajejo osnovo za načrtovanje v drugih oddelkih. Vprašanje pa je koliko poročil zares služi temu namenu in koliko je takšnih, ki jemljejo dragocen čas, ki bi moral biti namenjen prodaji?

Kaj so torej razlogi, da se stroški v podjetju kopičijo podjetje in ne izrablja svojega potenciala: slaba komunikacija, branjenje položajev, strah pred spremembami, navade, potreba po nadzoru?

Če ste prepoznali katerega izmed skritih stroškov ali pa če le sumite na to, da so skriti nekje v procesih. Ne oklevajte in se dogovorite za sestanek. Začnite graditi vašo konkurenčnost in stroškovno učinkovitost že danes.